Per assetto organizzativo si intende il complesso delle direttive e delle procedure stabilite per garantire che il potere decisionale sia assegnato ed esercitato ad un appropriato livello di competenza e responsabilità.
Un assetto organizzativo è adeguato quando è in grado di garantire che lo svolgimento delle funzioni aziendali sia idoneo al perseguimento dell’oggetto sociale, in modo proporzionato alla complessità della società.
Si basa sulla separazione e contrapposizione di responsabilità nei compiti e nelle funzioni e sulla chiara definizione delle deleghe e dei poteri di ciascuna “funzione/ufficio”, in base ad un organigramma formalizzato.
L’operatività aziendale può essere organizzata sulla base di “processi” che siano a loro volta declinati in “procedure”, intendendo con i primi l’insieme di “attività” interdipendenti che, seguendo un ordine logico e/o una sequenza temporale definiti, sono finalizzati ad un obiettivo specifico, mentre le seconde descrivono le regole operative da seguire per lo svolgimento, all’interno dei processi, di determinate attività, la sequenza delle attività stesse e le decisioni che ne sono alla base, nonché gli eventi che innescano le decisioni medesime.
I processi sono normalmente trasversali a più funzioni; hanno degli input e devono fornire gli output pianificati.
Processi e attività devono essere correttamente identificati e mappati.
Una rappresentazione di sintesi dei processi strategici, da fare con la governance, potrebbe essere la seguente:
Una volta identificati i processi strategici in generale, si può scendere nel dettaglio:
Dopo aver individuato i KPI specifici per le attività si può predisporre la loro rilevazione periodica:
Le procedure identificano i “responsabili delle attività”, i “responsabili dei processi (owner)” e le procedure idonee a render conto dell’operato dei responsabili, tramite deleghe scritte, responsabilità e incentivi.
Per fare un esempio, possiamo identificare un processo nel ciclo acquisti, che si può rappresentare con il workflow seguente:
Le procedure operative dovranno prevedere istruzioni scritte (manuali) tali da consentire al personale dipendente ad esempio:
- la comprensione dei processi aziendali adottati;
- l’individuazione di ruoli e responsabilità;
- la conoscenza delle modalità di interrelazione delle diverse attività all’interno delle funzioni;
- la conoscenza delle modalità di gestione delle eccezioni che possono verificarsi all’interno dell’impresa.
Nelle PMI sono raramente riscontrabili veri e propri manuali che illustrano le procedure scritte per il compimento delle azioni operative. Un modo per formalizzare anche queste procedure potrebbe essere quello di predisporre , all’interno di schede di rilevazione delle difformità, apposite sezioni.
Un esempio potrebbe essere il seguente:
STRUMENTI
Una delle soluzioni di mercato utilizzabili per la gestione dei processi è Qualiware by Analysis (società di Bologna) https://www.qualiware.it/ che consente per mappare i processi con il modulo Process Designer e monitorarli con il modulo QW-10 Questionari, Indicatori (KPI) e Dashboard. Questo software mette a disposizione strumenti utilizzabili anche per la ISO 9001-2015.
Sia Confindustria Emilia che la piattaforma Advisera.com mettono a disposizione degli imprenditori, gratuitamente, un check-up sintetico che consente di ottenere una prima rapida stima dello stato di adeguatezza dell’organizzazione aziendale.
Per rappresentare graficamente i processi possono essere utilizzati vari strumenti disponibili sul web. Il software preferito da me è GitMind.com
Altri software canva.com oppure Cacoo by Nulab.com